10 Dicas para organizar eventos e workshops

Organizar eventos e workshops é uma demanda cada vez mais estratégica para as empresas, sendo uma atividade complexa, que exige atenção e planejamento frequentes, antes, durante e após a promoção do evento. Por isso, preparamos um passo a passo para lhe ajudar a organizá-los com sucesso.

Benefícios da promoção de um evento ou workshop

Eventos e workshops ajudam a posicionar a empresa, o que leva a um fortalecimento da marca, aumentando a visibilidade e a relevância da organização perante seus públicos de interesse. Além disso, eles ajudam as empresas a se tornarem referência em determinado assunto, o que é, hoje, um grande diferencial. Outro benefício é que eles são ótimas oportunidades para conquistar a atenção do target, seja no mercado B2B, seja no mercado B2C, constituindo um excelente meio para fazer relacionamento com os públicos de interesse. Organizar um evento ou workshop é uma forma de aproximar pessoas e empresas que podem se interessar pelo produto ou serviço que você oferece. Porém, organizar um evento ou workshop exige planejamento, organização e alguns investimentos. E utilizar uma plataforma de eventos pode facilitar bastante esses processos. Confira nossas dicas.

Passo a passo para organizar eventos e workshops

1. Escolha o tema do evento/workshop

A escolha do tema é um ponto-chave para o sucesso dos eventos e workshops. O tema é o que garantirá a essência e o posicionamento consistente do evento, ele ajudará a definir todas as próximas etapas do planejamento. Para o workshop, é fundamental escolher um tema que seja tendência no segmento de atuação, algum tópico de destaque da área, algo que esteja sendo buscado atualmente pelos profissionais e estudantes. Fazer uma pesquisa sobre os temas que estão sendo utilizados pelos concorrentes diretos pode ajudar a gerar insights.

2. Defina se o evento/workshop será pago ou gratuito

Este é um tópico de suma importância para que você possa planejar com assertividade o evento. Desde o início do planejamento, precisa estar claro se o evento/workshop será pago ou ofertado gratuitamente ao público. Se você pretende fazer um evento de grandes proporções, com diversas atrações, buffet e uma produção mais requintada, é provável que o evento precise ser pago por meio da venda de ingressos, por exemplo. Entretanto, eventos gratuitos têm potencial de atrair novo público para a empresa, divulgando-a e auxiliando-a, por exemplo, desenvolver mailing de pessoas com determinado perfil ou interesse, então, podem ser uma boa estratégia. Assim, avalie qual é o objetivo do evento e verifique qual é a verba disponível para a sua promoção. A partir disso, você poderá seguir para os passos seguintes.

3. Defina o público e o número de participantes do evento/workshop

Após escolher o tema e definir se ele será pago ou gratuito, é hora de definir o público. Pense que tipo de pessoa poderá ter interesse em participar do evento/workshop com o tema escolhido. São homens, mulheres ou o sexo é indiferente? Qual é a faixa etária predominante? Onde habitam essas pessoas? O que elas buscam em eventos ou workshops como o que você promoverá? Esboce um perfil detalhado de seu público, isso ajudará a tomar as próximas decisões e garantirá um evento mais adequado para o público de seu interesse. Depois disso, avalie para que número de participantes o evento será destinado.

4. Defina a data, o local e o horário do evento/workshop

A partir das informações geradas nos passos anteriores, você poderá tomar outras importantes decisões. Tendo em vista o perfil do público e o número estimado de participantes, além da verba disponível, é momento de definir a data, o local e o horário do evento/workshop. Alguns fatores que devem ser levados em consideração são onde o seu público de interesse está concentrado, qual é o melhor horário para que ele possa participar do evento, se é melhor realizá-lo em dias úteis ou aos finais de semana, que tipo de local é mais indicado para o seu tipo de evento e para o perfil de público que irá frequentá-lo.

5. Defina os palestrantes/participantes/professores

Agora, é momento de definir quem serão as atrações do seu evento ou workshop. Esta escolha está diretamente ligada ao perfil do público e ao tema definidos anteriormente. É importante buscar profissionais que sejam referência na área e que agreguem valor ao evento ou workshop.

6. Verifique e produza os materiais impressos que serão utilizados e distribuídos

De posse de todas as informações anteriores, é importante verificar quais materiais impressos serão necessários para o evento ou workshop. Normalmente, flyer, convite, pasta e banner são materiais importantes. Desenvolva um conjunto homogêneo, que transmita a identidade e o objetivo do evento/workshop e busque um parceiro especializado para produzi-lo com qualidade.

7. Cheque os equipamentos e demais recursos que serão necessários

Em eventos e workshops, todos os detalhes são importantes e vitais para o sucesso da ação. Assim, desenvolva um check-list com todos os equipamentos e recursos que serão necessários, como data show, flip chart, notebook, caixas de som, microfones. Lembre-se de checar voltagem e o funcionamento de tudo. Uma dica válida é sempre testar apresentações e vídeos diversas vezes e salvá-los em diferentes formatos em locais diferentes para evitar transtornos e imprevistos.

8. Divulgue o evento/workshop

Depois de planejar um evento ou workshop incrível, é hora de divulgá-lo a seu público de interesse. Faça um planejamento da divulgação, de acordo com os objetivos e a verba disponível. Distribua o material impresso de divulgação em pontos estratégicos. Por exemplo, se o workshop é voltado também para o estudante, fazer contato com universidades e distribuir cartazes lá, pode ser uma estratégia de custo baixa e eficaz. Divulgar nas mídias sociais também pode trazer bons resultados.

9. Acompanhe o trabalho das equipes ou profissionais envolvidos

Para promover um evento, conta-se com diversos parceiros, fornecedores, equipes envolvidas. Lembre-se de manter um acompanhamento detalhado do andamento dos trabalhos para evitar surpresas de última hora. Além do controle, é importante sempre motivar os envolvidos, todos têm o objetivo em comum de tornar o evento ou workshop um sucesso.

10. Invista no pós-evento

Esta é uma etapa que por vezes é erroneamente negligenciada e que deve fazer sempre parte de um planejamento assertivo de eventos ou worskhops. Colete o feedback do público participante, verifique quais foram os pontos de destaque e os que podem ser melhorados. Esses retornos podem dar insights para novas ações e novas oportunidades de negócio e relacionamento com seu público de interesse. Pronto para organizar eventos e workshops? Na hora de buscar um parceiro para os materiais impressos, conte com a Printi, especialista no assunto, faça um orçamento e o pedido dos materiais em nosso site, online, rápido e fácil!